事例から学ぶ気付き

著:菱沼佑香氏

テレワークの課題解決にコミュニケーションツールが有効?第01回 20年05月更新

はじめまして、吉政創成の菱沼です。
この度、導入事例をご紹介するコラムを担当することになりました。どうぞよろしくお願い致します。

まずは新型コロナウイルス感染症により、残念ながら亡くなられた方々へ心よりご冥福をお祈りするとともに、ご遺族の皆様へ謹んでお悔やみを申し上げます。

また、医療やスーパーなどで、変わらずサービスを提供し続けて下さる方々へこの場を借りて心よりお礼を申し上げます。
テレワークに移行された方におかれましても、常とは違う状況・環境でのお仕事に戸惑いやストレスを感じている方は多いのではと想像しています。
どうぞ皆様、無理をなさらずお体ご自愛くださいませ。

さて、今回はテレワークの現状と、テレワークに役立つソリューションの活用事例をご紹介します。

■テレワークのはじまり

今、SNSで「うちのテレワーク環境」的な写真を掲載される方が多いですよね。私自身はもう5、6年ほどテレワーカーをしておりますが、仕事場はあってないようなものなので、仕事場があっていいな~と眺めております。うらやましい。唐突にテレワークになった方も、そんな場所ありませんよ!という方は多いことでしょう。
ところで、テレワークを世間が真剣に考え始めたのはいつからなのか。政府の動きを調べました。

・政府、関係省庁の動き
1991年:日本サテライトオフィス協会設立(現:一般社団法人日本テレワーク協会/2013年)
2002年:テレワーク人口実態調査を開始
     総務省:通信利用動向調査(企業編)
     国交省:02~17年調査13~19年調査
2013年:6月)世界最先端IT 国家創造宣言 閣議決定(参考資料日本テレワーク協会
     ※9月東京オリンピックの開催決定
2017年:テレワーク・デイズの開始(東京都と共同)
2020年:4月)新型コロナウイルス感染症のため緊急事態宣言発令、テレワーク要請(参考

と、大体こういった流れでテレワークが推進されてきました。
もともとの目的は少子高齢化に関連して、ワーク・ライフ・バランスの実現を掲げたところからきているようです。そこへ東京オリンピックの開催が決定し、首都圏の交通問題の解消という目的も加わりました。
こうした目的の下、テレワーク環境を整えるための助成金が用意されましたが、今回のコロナウイルスに関連して新たな助成金制度が出ています。助成金の条件等は各リンクからご参照ください。

・テレワークに使える助成金
厚生労働省:テレワークコース働き方改革推進支援助成金(コロナ対策・5/29迄)
経済産業省:IT導入補助金
東京都     :テレワーク助成金(コロナ対策・5/12迄)/はじめてテレワークテレワーク活用推進コース

■データで見るテレワーク

そんなこんなで政府の呼びかけの努力のたまものか、テレワーク環境の整備をする企業は増えていたようです(左図)。テレワーク・デイズは毎年7月に期間を設けて一斉にテレワークをするものですが、参加企業数は年々増加しています(右図)。
(ちなみに大手企業がどのように取り組んでいるかの調査資料もありましたよ!)


参考:平成31年度(令和元年度)テレワーク人口実態調査-調査結果の概要-テレワーク・デイズ公式サイト

では、この感染症の影響でテレワークが推奨されていますが、実際の実施率はどうなのか?緊急事態宣言前後の推移を民間企業が調査していたのでデータをご紹介します。
(以下データ引用元:パーソル総合研究所|緊急事態宣言(7都府県)後のテレワークの実態について、全国2.5万人規模の調査結果を発表

前後で比較すると、正社員でテレワークに移行したのは約2倍です。7地域では3月17.2%→4月38.8%、それ以外の地域では、3月8.5%→4月13.8%と変化したそうです。
とはいえ、発令後も7割の正社員が非実施です。これには業種・職種的(医療・介護・福祉・宿泊・飲食等)にテレワークが難しい人も含まれているためですが、テレワークができる人でもしていない人は存在します。それはなぜなのか。そのヒントはテレワークを実施した人が感じた課題のデータにあると思われます。

次の図がそのデータです。大体が設備・環境の不足、情報漏洩の不安、そしてコミュニケーションに関する事柄です。非実施者の理由もこれではないでしょうか?また、(図は割愛しますが)テレワーク実施者が抱える不安で多いのが、「相手の気持ちが分かりにくい(37.4%)」、「仕事をさぼっていると思われないか(28.4%)」、「出社する同僚の業務負担の増加(26.4%)」が挙げられています。

出展:パーソル総合研究所|緊急事態宣言(7都府県)後のテレワークの実態について、全国2.5万人規模の調査結果を発表

テレワークは基本的に文字情報中心なので、感情が見えず、余計に不安を感じやすいのかもしれません。(仕事相手に友人家族のような絵文字や文調を使うわけにいきませんし。)
さらに言えば、人事制度的にも、個人の裁量的にも、テレワークで成果を出す方法がわからない、適正に合わないという可能性もあります。そうした理由が不安に繋がっているのではないでしょうか。

では、テレワーク環境に必要なモノは何か?結局のところ、必要なデータに必要な時にストレスなくアクセスできて(回線問題)、安全な環境で(セキュリティ問題)、必要に応じて相手と相談できて(コミュニケーション問題)、ついでに評価方法がはっきりしていて適正にあっていればなお良し(人事制度問題)、に落ち着くのではないでしょうか。とくに不安の大半を占めるコミュニケーション問題を解決できると良さそうです。

ちなみに私は、基本、チャットツール(4種類くらい利用)でのやり取りを中心に、必要に応じてメール、ファイル共有サービス等を利用します。お客様と会議を行う必要があれば出向きますが、今回のおこもりで多分初めてテレビ会議を使いました(便利!)。相手の感情がはっきりと見える機会はほとんどありませんが、チャットツールの手軽さが効いているのか、コミュニケーションに困ったことはありません。(成果は成果物を以て成果となるのでわかりやすい。)

テレワークの自由さは時として役職者に不安をもたらしますが、その一方で人財の確保につながる可能性があります。また、今回のような非常時に社員の健康や安全を守る安全配慮義務を遂行しながら、事業を継続できるという利点は大きいですよね。実際に実行するかはさておき、有事のコミュニケーション手段を持つことはいいことではないでしょうか。

■事例のご紹介

この事例は、震災時にチャットが有効だったという経験からビジネスチャット「TAGS」を導入されました。平常時も使えるようにし、社員同士の気軽なコミュニケーションにも利用されています。日常から使うことで、社員は使い方に慣れ、災害時にも戸惑うことなく利用できます。

災害時の連絡網だけでなく、日常業務のビジネスコミュニケーション効率化のために「TAGS」を活用
株式会社 朝日ビルディング 様

導入サービス:ビジネスチャットサービス TAGS

採用の決め手:
・災害時でも平常時でも使いやすいシンプルなチャットであること
・ビジネス利用ができる高セキュリティのサービスであること
・運用コストが安いこと

https://suzu1.shinwart.com/case/asahi-20/