テレワークでオンラインミーティングを効率的に行う方法とは？

 

 

テレワークにより出社する回数が減ると、必要な時はオンラインでのミーティングを行うことになります。皆さんはオンラインミーティングをされたことはありますか？テレワークでは必須のオンラインミーティングを効率的に行う方法を考えてみましょう。

 

１．オンラインでミーティングを行うことのメリットとは？

オンラインでミーティングを行うことによるメリットは、大きく分けて2つあります。

1つ目は準備がしやすいという点です。通常のミーティングでは欠かせない資料の作成や印刷の必要はありません。また、ミーティングをするための場所の確保、プロジェクターなどの機器の準備もしなくてよくなります。これによりミーティングの準備にかかる時間・手間・コストを削減することができます。

2つ目は参加しやすいという点です。ネット環境とPC・タブレットなどの機器、会話のできる環境があれば、自宅・職場・出張先などを問わずどこでも参加することができます。そのため移動にかかるコスト・時間を減らすことができます。

 

２．オンラインでミーティングを行うことのデメリットとは？

利用される機会が増えてきたオンラインミーティングにはデメリットもあります。最も多いのが回線の状態が悪かったり、機器の設定が上手くできなかったりで、ミーティングを開始できない、あるいは継続するのが困難になるということです。

多くの参加者が集まるほど、一人の回線状況がミーティングの時間を奪うことになります。また、機器の操作もおぼつかない人ばかりでは、ミーティングが進みません。参加者全員に、設定やミーティングソフトの使用方法をレクチャーする必要があります。

そして、わずかであっても会話にラグが発生してしまい、画面越しで空気が読みづらい、ミィーティング前の雑談が行えないなどから、対面の会議のようにスムーズに行いにくいという問題もあります。そういったことに対応できる慣れた進行役とルールが必要になります。

 

３．オンラインでミーティングを行う上で注意した方がよい点とは？

オンラインでミーティングをする場合には、一般的な注意点とオンライン特有の注意点があります。

まず一般的な注意点としては、オンラインでもビジネスの場であるため、最低限の身だしなみを整えることや、時間を守ることなど、一般的なビジネスマナーを守るという点があります。

オンライン特有の注意点としては、カメラがオンになっているか、誰かが話している時にミュートになっているかなど、機器の設定に関することがあります。また、オンライン上でのやり取りになるため自己紹介を初めにすることや、ゆっくりと聞き取りやすいように話すことなど、オンライン上でのコミュニケーション方法についての注意点があります。

 

４．オンラインミーティングを行う時の進め方は？

オンラインミーティングは、一つの会議室に集まって会議をするのとはかなり違います。成功の秘訣の一つは、まず通常の会議と同じく、議題や資料を前もって参加者に伝えておくということです。

そして主催者はできるだけ早めにWeb会議を開いて、参加者を招待しなければなりません。Webの場合、接続不良やカメラやマイクの不具合等は起こる可能性があり、それが会議中に発生すると会議が中断してしまいます。従って、ある程度事前に参加してもらい、動作チェックを行うことが必要です。

会議進行中でも、ネットの不具合により音声が途切れたり、画面が固まったりすることはあり得るので、シミュレーションを行うことも大切です。

また、オンラインミーティングは自由に発言することが意外と難しいという点があります。画面だと、どのタイミングで発言するかが分かりにくかったり、発言がカブってしまったりすることも多々あります。

基本として、進行の人は音声をオンに、参加者はミュートにして、発言がある時に挙手したり、挙手ボタンを押したり、チャット等を使ったりするとスムーズに進められます。

オンラインミーティングは生の臨場感がなかなか得られないので、画面上で参加者もリアクションをすると、会議の内容がちゃんと伝わっていることが分かりスムーズに進めることができます。

 

５．オンラインミーティングを効率的に行うにはどうしたらいいの？

オンラインでスムーズなコミュニケーションをとるためには、ツールの基本的な操作方法を事前に確認し、準備しておくことが大事です。

また、騒音や背景など、周りの環境がミーティングに適しているかどうかの確認も必要です。画面ののぞき見や音声による情報漏洩リスクがあるので、公共の場所は避け自室で行うように周知しましょう。

ミーティングの終了時間を決めておくことも大切です。オンラインミーティングでは、対面よりも待ち時間やムダな時間が目立つため、参加者の集中力が切れやすくなります。そのため、ダラダラと時間を過ごすのではなく、理想とされる30分〜45分で時間を区切って行いましょう。

またセキュリティ対策も必須です。同じURLを使い回すのではなく、ミーティングごとに新しいURLを設定することもセキュリティ対策として有効です。

 

６．テレワークでオンラインミーティングを効率的に行う方法について

オンラインミーティングのよさは、足を運ぶことなく参加できるという点です。しかし、機器の設定などが完璧でなければミーティングは進行しません。やはり事前準備をしっかり行いミーティングに望む必要があります。

行ってみると分かると思いますが、オンラインで自由に発言することは案外難しいものです。音声のオン・ミュートを使い分けたうえで、挙手などにより発言するようにしましょう。長時間のオンラインミーティングは集中力が切れやすくなります。予め終了時間を定め会議に入るようにしましょう。

他にもオンラインミーティングならではの注意点があります。経験者がレクチャーするなりして、予備知識を持ったうえでオンラインミーティングをするようにしましょう。