【必見】オンラインストレージとは?利用のメリット・デメリット解説第03回 22年11月更新

新型コロナウィルスの感染拡大により、リモートワークが普及するにつれて、ファイルを共有する方法として多くの企業でオンラインストレージが利用されています。

この記事では「オンラインストレージとは何か?」「オンラインストレージのメリットやデメリットは何か?」「オンラインストレージの選定ポイントは何か?」について解説します。

オンラインストレージとはどういうもの?

オンラインストレージとは、サーバ上でファイルを保存、管理、共有できるクラウドサービスのことです。

オンラインストレージにログインするとファイルにアクセスできるようになるため、インターネット環境があれば場所を問わず利用ができます。

また、オンラインストレージの便利な点は「サービスにより、自動保存(更新した内容を自動で保存する)や自動同期(異なる端末で編集したデータの同期をとる)の機能があり、それらを用い、最新のファイルを大人数で共有できる」ことです。

このように大容量ファイルの共有や大人数でのファイル共有にも適しているため、近年のリモートワーク推進にあたり、導入する企業が増えています。

オンラインストレージ導入のメリット

オンラインストレージにはどのようなメリットがあるのでしょうか?ここではオンラインストレージのメリットを5つ紹介します。

1. ファイルの一元管理が可能!

1つめのメリットは「ファイルの一元管理が可能」な点です。

これまではUSBメモリやメール添付などでファイルの共有を行っていましたが、複数のデバイスで保存や編集が行われることがあるため、「ファイルの先祖返り」といった事象が発生します。

オンラインストレージの場合はファイルの一元管理ができるため、常に最新版のファイルを取り出すことができます。また、更新履歴情報を参照できるため、「誰が、いつ、どのような内容を更新したか」を確認できます。

2. 低コストで導入・運用が可能!

2つめのメリットは「低コストで導入・運用が可能」な点です。

通常、オンプレミスでファイルサーバを構築しようとすると、導入計画からリリースまで数カ月かかります。また、サーバなど機器類の購入、導入や保守を担当するエンジニアの人件費など、導入や運用に高いコストが発生します。

一方、オンラインストレージの多くは初期費用がかかりません。また、月額料金も利用人数や利用機能に応じて選択できるため、オンプレミスに比べて低コストで利用ができます。※利用期間によります

3. 高いセキュリティで安心!

3つめのメリットは「高いセキュリティで安心」な点です。

オンラインストレージの場合、ログインユーザーの管理や認証、アクセス制限の設定、アクセスログの管理など高いセキュリティを実現する機能があります。

また、故障や災害などで万が一端末や社内サーバ上のファイルが破損したとしても、オンラインストレージ上に同じファイルを保存しておけば他の端末からファイルを取り出すことができます。このため、BCP対策の一環としてオンラインストレージを利用する企業が増えています。

4. どこからでもアクセス可能で便利!

4つめのメリットは「どこからでもアクセス可能で便利」な点です。

インターネット環境があれば、場所を問わずどこからでもオンラインストレージにアクセスできます。このため、外出先や自宅などからでもファイルの閲覧や編集ができます。また、PCのみならず、スマホやタブレットでも利用可能です。

5. ストレージ容量の拡張が容易!

5つめのメリットは「ストレージ容量の拡張が容易」な点です。

オンプレミスの場合、ストレージ容量不足に対する対応も簡単にはいかず、数カ月かかることが一般的です。このため、ストレージ容量不足を起こした場合は、ファイルを圧縮したり不要なファイルを削除するなどの対応が必要です。

一方、オンラインストレージの場合は利用可能なストレージ容量を超えたとしても、簡単な手続きで拡張できるものがあります。このため、まずは業務に見合ったストレージ容量で契約をして、業務拡大に伴いストレージ容量を増やすなど、柔軟な運用が可能です。

オンラインストレージならGIGAPOD

オンラインストレージ導入のデメリット

オンラインストレージ導入のデメリットは「カスタマイズ性に乏しい」ことです。システム機能やサービス内容が決まっているため、業務に合わせたカスタマイズがほとんどできません。このため、オンラインストレージの利用にあたっては業務に必要な機能を備えているかどうかの事前確認が必要です。

また、オンラインストレージに障害が発生した場合はベンダー任せになってしまう点もデメリットです。通信やオンラインストレージに障害が発生した場合、ファイルをすぐに利用したいと思っても障害復旧を待つしかありません。このため、利用にあたっては自社サーバのように自分たちで対応できないことやベンダーに依存せざるを得ないことを理解しておく必要があります。

オンラインストレージの選定ポイント

これまで述べてきたように、オンラインストレージにはさまざまなメリットがあります。しかし、先ほどデメリットとして記載した通り、オンラインストレージに障害が発生した場合はベンダー任せになるため、オンラインストレージの導入にあたっては、ベンダーを選定する必要があります。ここでは選定ポイントについて解説します。

ストレージ容量

1つめの選定ポイントは「ストレージ容量」です。具体的には「1アカウントあたりのストレージ容量」を確認する必要があります。

見積書や請求書などのドキュメントファイルを保存するのが主な利用用途であれば数GBで十分です。しかし、高解像度のファイルや動画を保存するのが主な利用目的であればTB単位のストレージ容量が必要です。

利用目的に応じてどれくらいのストレージ容量が必要なのかをあらかじめ試算し、オンラインストレージを選定しましょう。

費用

2つめの選定ポイントは「費用」です。

企業向けのオンラインストレージサービスのほとんどが有料です。ただし、料金体系は「ID数に応じた料金体系のもの」「一定人数までは定額のもの」「低額でユーザー無制限で利用できるもの」などさまざまです。

利用人数や利用頻度と、提供されるストレージ容量とのバランスを考慮して選定することが必要です。

セキュリティ対策

3つめの選定ポイントは「セキュリティ対策」です。

オンラインストレージにはインターネット環境があれば、いつでもどこでもアクセス可能なため、セキュリティ対策は重要なポイントです。

不正アクセス、ハッキング、ウイルス感染など、インターネットにはさまざまなリスクが存在します。このため、アカウント管理、ログイン認証方法、アクセス制限、ファイルの暗号化、アクセスログ監視など、どのようなセキュリティ対策が行われているかを入念に確認する必要があります。

スマホ・タブレット対応

4つめの選定ポイントは「スマホ・タブレット対応」です。

外出先や移動中のファイルの確認など、モバイル端末での利用を前提とする場合はスマホやタブレットで使用するアプリケーションの仕様を確認する必要があります。

アプリケーションに必要な機能仕様をあらかじめまとめておき、それぞれ各ベンダーが提供するアプリケーションの仕様と照らし合わせながら確認するとよいでしょう。

また、可能であればアプリケーションを実際にインストールして機能や操作性などを確認しましょう。

鈴与シンワートでは、「オンラインストレージGIGAPOD」を取り扱っています。
GIGAPODは中小企業からグローバル企業まで4,000社を超える導入実績を誇っています。 コンプライアンスに必要なセキュリティを保ち、簡単な操作で大容量のファイル転送・ファイル共有機能ができる製品です。
グローバル企業からSOHO、官公庁から大学まで多種多様な業務シーンで活用されています。

鈴与シンワートでは、自社所有のデータセンター「S-Port」で、高セキュリティかつ可⽤性・耐障害性の⾼いクラウドサービスを提供しています。
そのクラウド基盤に、「オンラインストレージGIGAPOD」を装備し提供しているため、セキュリティ対策も万全です。
詳しくは以下の「オンラインストレージGIGAPOD」サービスページをご覧ください。
鈴与シンワートデータセンター「S-Port」×オンラインストレージ「GIGAPOD」

オンラインストレージ 比較

ここでは代表的なオンラインストレージの比較表を掲載します。参考情報としてご参照ください。

GIGAPOD(鈴与シンワート)

サービスプラン Mini Low Middle Hight
ID数 5 50 100 500
ストレージ容量 100GB 100GB 300GB 1000GB
初期費用(税別) 0円 0円 0円 0円
月額費用(税別) 9,000円 18,000円 33,000円 135,000円
セキュリティ 国内にある自社データセンター「S-Port」で保存

ファイル暗号化

充実なログ管理

細かな権限管理 など

参考:オンラインストレージGIGAPOD|鈴与シンワート株式会社
(https://s-port.shinwart.com/service/solution/gigapod/)

KDDIファイルストレージ(KDDI)

サービスプラン 10GBプラン 100GBプラン 1TBプラン
ID数 300 1,000 5,000
ストレージ容量 10GB 100GB 1TB
初期費用(税別) 0円 0円 0円
月額費用(税別) 69,800円 180,000円 600,000円
セキュリティ 国内データセンターで保存

IPアドレス制限

端末認証/アクセス方法の制限 など

参考:KDDI ファイルストレージ|KDDI株式会社
(https://biz.kddi.com/service/file-storage/charge/)

Dropbox

サービスプラン Standard Advanced Enterprise
ID数 3~ 3~ 要問い合わせ
ストレージ容量 5,000GB 無制限 無制限
初期費用(税別) 0円 0円 要問い合わせ
月額費用(税別) 1ユーザー1,800円

3ユーザー以上の契約が必要

1ユーザー2,880円

3ユーザー以上の契約が必要

要問い合わせ
セキュリティ ファイル暗号化

アクセス制限

2段階認証 など

参考:Dropbox料金プラン|Dropbox
(https://www.dropbox.com/plans?billing=monthly)

まとめ

この記事では「オンラインストレージとは何か?」「オンラインストレージのメリットやデメリット」「オンラインストレージの選定ポイント」について解説しました。

オンラインストレージとはインターネット上で利用できるファイルの保管サービスです。オンラインストレージには「ファイルを一元管理できる」「低コストで導入・運用が可能」「どこからでもアクセス可能」など、さまざまなメリットがあります。

また、オンラインストレージの選定ポイントは「費用」「セキュリティ対策」「スマホ対応」などがあります。
オンラインストレージの導入において、是非この記事の内容を参考にしてください。

 

鈴与シンワートクラウドサービスデータセンターをはじめ、システム構築から各種パッケージ導入・運用までお客様のビジネスをワンストップで支援しています。是非お気軽にお問い合わせください。

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