クラウド採用メリット考察

著:佐々木晶子氏

ビジネスチャットの効果的な活用方法は以下に宛先を減らすかの勝負第26回 19年10月更新

こんにちは。佐々木昌子です。今回はビジネスチャットの話です。

最近多くの企業で当たり前のようにビジネスチャットが活用されていると思います。一方でどうしても電子メールの置き換わりのようなイメージのままビジネスチャットを使われているようで少し気になっています。

電子メールがメインの時は一日にメールな何通くらい届きますか?100通でしょうか?200通でしょうか?人によって届く電子メールの数は違いますよね。一方でビジネスチャットになって、一日に何通くらい来ますか?もしかして、同じ数だったりしないでしょうか?

ビジネスチャットの場合は、通知が鳴るので、電子メールの時と同じ数の着信があると、ビジネスチャットのアラートが鳴り続けてしまったりします。そのような感じになると、ビジネスチャットの全てを見ることは不可能になってしまい、抜けが出てしまいします。

あるお客様では、ビジネスチャットにCCの機能があって、やたらCCに人を入れる文化ができてしまったりしています。そうなると、日本人の性質というか、「あの人にも情報を一応入れておこう」みたいな感覚になってしまい、ついついCCを入れてしまいます。そうなると、CCが大量に入り、アラートが鳴りっぱなしになってしまいます。

そもそもビジネスチャットの機能にCCを入れるなんてどうかと思うのですが、さておき、皆様にお聞きします。ビジネスチャットの本来的な目的は何だと思いますか?

私は以下のようにビジネスチャットの目的を定義します。

・ビジネスコミュニケーションの迅速化
・ビジネスコミュニケーションの効率化

ビジネスチャットではお作法があって、以下のような電子メール書式は使わないのがルールです。

 

XXX 部長

お疲れ様です。

XXX課のXXです。

先日の、、、、

 

みたいなことはビジネスチャットでは使いません。

 

@XXXXX

先日の、、、

 

といったように用件のみを書くのがお作法です。そうでないと、手間がかかって仕方ないですよね。
いろいろな会社のビジネスチャットに参加しており、最近は効率的な書き方でやり取りをしている会社が多くなったと思うのですが、一方で慣れてきたのか、バンバン情報発信をCCに入れて送る人が増えてきたように思えます。皆さんの会社はいかがでしょうか?

本当に必要な相手だけに情報を送るようにして、電子メール時代にCCとして送付していた相手にはCCに入れないのが良いと思います。見ようと思えば、他の方の会話も見れるのがビジネスチャットです。上司が様子を見たければ自分で見に来ればいいのです。

ビジネスチャットは手軽でスピーディーなので、電子メールの時代よりも情報発信数が増えそうです。その状態でCCというお作法がビジネスチャットで普及したら、きっと情報があふれてパニックになってしまうような気がします。

皆さんも気を付けましょう。

さて、このコラムを掲載いただいている鈴与シンワートはビジネスチャットを提供しています。業界最安値クラスのビジネスチャットです。興味がある方はご覧ください。
https://s-port.shinwart.com/service/cloud/tags/