S-Port活用コラム

著:吉政忠志氏

大きな添付ファイルを送られて困ったことはないでしょうか?第21回 15年10月更新

みなさん、こんにちは。鈴与シンワートでマーケティングアドバイザーをしている吉政創成の吉政でございます。

電話でもメールでもFAXでもそうですが、コミュニケーションはどうしても、相手のことを考えずにコンタクトされることが多いですよね。仕事なので、必ずコミュニケーションをするのですが、そこはやはり日本人として相手のことを少しでも考えてコミュニケーションしたいですよね。

今日ご紹介したいソリューションは、利用者はいつもの通りにファイルをメールに添付してメールするだけで、相手先には、添付ファイルがダウンロード用のURLに変更されて、送付されるソリューションです。それにより、相手には大きな容量の添付ファイルが届くことがなくなります。

実はこの添付メールですが、まとめると以下のような問題が発生しています。

よくあるメール添付の問題

問題の内容

解決できること

サイズ制限

メール送信のサイズ制限

送信されるのはURLリンク(テキスト)だから制限されません。

拡張子制限

添付されるファイルの拡張性制限

ZIP暗号

添付ファイルをZIP圧縮、パスワードで保護して送信

普通に添付して送れば『自動的に』ZIP圧縮もしてパスワード保護します。しかも、パスワードは時間差配信できます。

閲覧確認

添付したけど実際に添付ファイルを開いているかわからない

ダウンロード回数を確認できるから添付されたメールを読んでダウンロードされたかも一目瞭然です。

これらを解決するには、オンラインストレージが有効です。以下の図のように、メールサーバに添付ファイルを格納するためのオンラインストレージ(以下の図では鈴与シンワートの企業向けオンラインストレージクラウド「S-Port Cloud Fシリーズ」)と、メールサーバと連携するためのシステム(以下の図ではMAILSCREEN)を入れることで、添付ファイルは自動的にURL化され、相手先にメール送付することができます。このシステムで相手先に大きなファイルを送付しまい、添付ファイルのダウンロード時間で相手側の業務を妨げるようなこともなくなります。

なお、『アプライアンス』と『ソフトウエアパッケージ』と2つの方法で提供できます。もちろん、仮想環境でも動作します。

興味がある方は以下のページより評価版を申請できます。一度お試しいただけるとその良さが明確にわかると思います。今やネットワークなしに仕事ができない企業が多いです。つまり、ネットワークコミュニケーションが悪い会社は業務効率が悪くなっているといっても過言ではありません。この機会に一度考えてみてはいかがでしょうか?

 

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