クラウド採用メリット考察

著:佐々木昌子氏

新型コロナウイルスをきっかけにビジネスチャットを始める方が気を付けること第32回 20年03月更新

こんにちは。吉政創成の佐々木昌子です。

新型コロナウイルスをきっかけに社内サーバーのクラウド移行やビジネスチャットを導入し、テレワーク、リモートワークを推進される方が多いですね。社内システムのクラウド移行やビジネスチャットを導入することはとてもいいことです。耐障害性が向上しますし、社員の生産性向上にもつながります。実際にリモートワークを実施されている方にお聞きすると、通勤ラッシュから解放されたり、Face to Faceの会議よりテレビ会議のほうが会議時間が短縮できたり、議事効率が向上したりと、良いことが多いように思えます。

しかし、今まで社内で完結していた業務の一部が自宅や社外でも実施できるようになるには、環境の整備が必要です。今日は、初めてビジネスチャットを社内導入される場合に注意することをご紹介したいと思います。

1.フリーのビジネスチャットを使わない

会社が初めてビジネスチャットを利用する時に一番多いのは、LINEやFacebookなどの無料のチャットから始めるケースです。実際に多くの会社で非公式に社員同士がLINEなどを使用して業務のチャットを行っていることが多いのではないでしょうか。

会社支給のパソコンのセキュリティがしっかりしていても、スマホやPCのLINEから情報が漏れてしまっていてはセキュリティの意味がありません。フリーのビジネスチャットの規約やQAなどにも書いてありますが、フリーのチャットはサービスも規約もビジネス用途には作られていません。一言で言えば、自由に使っていいですが、サービスプロバイダーは責任を持ちませんということが規約に書いてあります。法人向けのシビアなセキュリティを無料のチャットサービスに適用するのはコストの面でも難しいですよね。また、情報を盗むほうも「盗みました!」と宣言はしません。黙って気付かれないように情報を盗み続けます。

セキュリティにおいて100%はありませんが、仕事で使う際は有料の法人向けのビジネスチャットを使った方が安全です。使うべきと思います。

2.古いルールを適用しない

社内の電子メールのルールで以下の様な書き方をする会社が今も存在しています。

XXX 部 
 XXXX課
  課長 XXX 殿
  XXX 殿

 

               [写]XXXX部 XXXXX 殿

 

[件名]XXXXXXXXXXXXXX

[本文]

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

その会社にはその会社のルールがあることと、そうなった背景があるのは知っていますが、メールの度にこの書き方をするのは業務効率の悪化を招く気します。

そして、このような現行のルールをそのままビジネスチャットに持ち込む会社もあります。ビジネスチャットの場合は、スマホでのやり取りも多いので、上記のような書き方をビジネスチャットに適用すると、確実にビジネスチャットの良さが失われます。

ビジネスチャットを使用するときは、宛先に様などの敬称は付けずに、@XXXXX で済ませ、「お疲れ様です。」のようなものも省略し、用件のみを掲載するのが良いと思います。

ビジネスチャットを導入するときに注意してほしいのはこの二点です。

もう一つ付け加えれば、将来的な業務システム連携も考慮頂き、API連携が得意で業界最安値クラスの鈴与シンワートのビジネスチャット「TAGS」もご覧ください。

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https://s-port.shinwart.com/service/cloud/tags/

それでは今日はこの辺で