メールサーバのクラウド化と誤送信対策 第15回 14年11月 / 最終更新：2014.11.26
こんにちは、鈴与シンワートでマーケティングアドバイザーをしている吉政忠志と申します。
今回はメールサーバのクラウド化について書きます。自社でメールサーバを構築して運営すれば自社のポリシーで運営できますが、ソフトウェアのアップデートや保守の話など手間がかかります。一方でカスタマイズができないメールサーバサービスを利用すれば、メンテナンスは楽ですが、自社のオリジナルのポリシーが設定できなかったりします。通常のメールを送受信するだけの機能であればカスタマイズができないメールサーバサービスでもよいと思います。ただ、メール誤送信などのポリシー設定が必要になってくるものですと、安価なメールサーバサービスでは対応できないと思います。
ちなみにメール誤送信の事故が発生する大よその割合はご存知でしょうか？一例を挙げますとIPAが平成25年に公開した調査データによりますと、調査に協力した60社中35社が事故の発生を認識しています。（*1）電子メールの誤送信事故の比率は年々上がって起きており、企業としては注意しなくてはいけない状況になってきたと思います。
メールの誤送信を会社として認識されている事故の件数が年々増加し、しかも事故を経験している会社の割合が増加してきていますが、認識されていない事故もあるはずですので実態はもっと存在すると思っています。メール誤送信については機密文章を当初想定した宛先以外に送付してしまった場合など、企業の信頼は著しく落ちます。送信先と誤送信先が競合だった場合などや同じ業界であった場合などはさらに信頼が落ちることになります。よくあるパターンとしては、業界毎に担当営業や担当技術者を分けているケースですね。担当が同じ業界内で複数の担当を持つ場合はこのような事故が起こる可能性が高いです。
それ故にメールの誤送信に対する関心度が近年急増し、多くの企業が何らかの対策をするようになっています。しかしながら、メールの誤送信のポリシーを厳しくし過ぎますと、業務効率の低下を招きます。業務効率が悪くなるとプライベートメールアカウントでメールのやり取りをする社員が出てきたりしますので、メールの誤送信だけでなく、情報漏えい事故を招いたりすることもありますので、メールの誤送信対策ポリシーは社内でしっかりと策定する必要があります。
ちなみに一般的にはメールの誤送信対策を策定される場合は、同時に電子メールによる情報漏えい事故の防止策を行い場合も多いです。つまり意図的に情報漏えいをしてしまう場合も含めて防止する意味あいです。鈴与シンワートが提供する『S-Port Cloud Mシリーズ』はWebメールで国内トップクラスのシェアを持つ株式会社トランスウエア「Active! mail」と同社の誤送信防止ソリューション「Active! gate」に、鈴与シンワートが誇る技術力とサポート力を融合した低料金メールクラウドサービスです。『S-Port Cloud Mシリーズ』に内包されている誤送信防止ソリューション「Active! gate」では、うっかりミスによるメール誤送信の防止対策を行えるだけでなく、添付ファイルに個人情報や機密情報が含まれていないかもチェックできるため、大変評価が高いです。もちろん、条件付きの上司承認によるメール送信も可能になります。
『S-Port Cloud Mシリーズ』は月額750円～/ユーザの低料金でありながら、顧客ごとに細かいメール誤送信防止対策ポリシーを策定できます。パブリッククラウド並みの価格でプライベートクラウドが実現できるようなサービスです。
しかもこの価格なのに営業マンと技術者の顔が見えるサービスなのです。昨今、Webから申し込みをして、トラブルがあってもお問い合わせフォームでの問い合わせで対応するのみと言うサービスが多い中、鈴与シンワートのS-Portクラウドは担当営業と担当技術者が直接対応いたします。困った時に電話で対応できることがとても評価されています。
メール誤送信サービスを検討されるお客様や、メールサーバのクラウド化を検討されているお客様は顔が見える『S-Port Cloud Mシリーズ』を是非ご検討ください。
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https://s-port.shinwart.com/service/cloud/m_series/
*1 平成 24 年度「個人情報の取扱いにおける事故報告」の傾向と注意点
http://www.jisa.or.jp/Portals/0/data/pdf/h24_jikohoukoku.pdf
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