S-Port活用コラム

著:吉政忠志氏

テレビ会議の運営の仕組みを毎年変革させるプロジェクトチームを作るべき第56回 19年10月更新

みなさん、こんにちは。鈴与シンワートでマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。今日は「テレビ会議の運営の仕組みを毎年変革させるプロジェクトチームを作るべき」という内容で私の意見をご紹介します。

多くの会社で全社導入か部門単位かは別にして、テレビ会議が普及してきています。お客様によってはテレビ会議を使用する会議を設定する際に、テレビ会議システムについては触れることなく、テレビ会議機材を予約するのが前提になっているくらいに当たり前になっています。それくらいにテレビ会議は便利だということでもあります。

さて、皆様の会社ではテレビ会議をどのように使用されていますか?

多くの会社では社内会議で使用していると思います。それはそれで正しいというか王道のテレビ会議の使い方です。それ以外はいかがでしょうか?

例えば、長い付き合いの業者との会議をテレビ会議で行うというのもあると思います。この使い方により、会議を行う場所に移動する時間が削減できます。また、フェイスTOフェイスの会議では、なぜか会議がちょうど一時間で終わることが多いですが、テレビ会議の場合は、20分や30分で終わることも多いです。時間の節約になります。節約された時間を他の作業に充てることで、会社の生産性が上がります。

さらに、新規の訪問営業をテレビ会議にされるとどうなるでしょうか?

実は私の会社では新規のお客様との打ち合わせをテレビ会議にするようにしています。

これは契約いただけるかどうかもわからないお客様に、往復の移動時間2時間くらいと訪問しての会議時間1時間の合計3時間を充てるのがもったいないからです。その3時間があればほかの生産的な仕事をした方がましだと思うからです。

さらに新規のお客様との会議を有効活用するために、面会する前に提案書を送付するようにしています。いつも資料を事前に送付し「お話が進みそうだったらお打ち合わせしましょう」という言い方をしています。情報だけ盗まれる場合がありますが、当社はプロフェッショナルなので情報を盗まれて同じことをしても同じ結果にはなりません。情報を盗まれて真似られるレベルではないと思っています。腕に自信がある企業はみなそう思っているのではないでしょうか。

話を戻しますが、訪問営業をなくしたことで、非生産時間を大きく減らしました。事前に送付する提案書がしっかりしていればいるほど、業績と利益率が上がります。

興味がある方は是非部分的にでも始めてみると良いと思います。

まずは、社内会議をテレビ会議化し、その次は業者との定例会議をテレビ会議化し、続いて営業活動をテレビ会議化するというステップになると思います。各ステップごとにちょっとしたやり方が違ってくるはずですので、その都度、運営ガイドラインを改定する必要があります。例えば実体験で話をすれば、お客様とのテレビ会議の場合、最初にお互いの自己紹介をしないと、予期せず突然偉い方が出てきたりして慌てたりすることもありますので、最初にお互いの参加者を確認した方が良いとか、資料の文字は大きめが良いとか、いろいろ決めておいた方が良いかと思います。

いかがでしょうか?少しでも参考になるところがあればうれしいです。

さて、これからテレビ会議の導入を考えられたり、今のテレビ会議に不満がある方は是非、鈴与シンワートのテレビ会議サービスをご検討ください。カメラなどとの相性も良く、画面共有も簡単なテレビ会議サービスだと思います。

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